Definamos el Alcance
En un Sistema de Gestión de Calidad ISO 9001 2015 debemos enfrentar el definir el alcance de la empresa. Como ya no hay exclusiones, parece que la cosa se complica un poco y realmente no es tan enrevesado lo que nos plantea la norma ISO 9001 2015 en el epígrafe 4.3 del capítulo 4.
Si se debe redactar el alcance desde cero, o si tienes que realizar la transición a la nueva versión de la norma, con el artículo de hoy lo que queremos es que quede claro lo que se debe hacer para realizar la definición del alcance.
¿Qué tenemos que tener en cuenta a la hora de establecer el alcance en un Sistema de Gestión de calidad?
El análisis del contexto de la empresa
Para poder realizar la definición del alcance, deberemos conocer el contexto en el que nos encontraos, deberemos realizar el análisis interno y el análisis externo de la empresa.
Para esto puedes utilizar herramientas tales como el FODA o PESTLEE. De forma independiente de lo que hayas decidido utilizar, lo más importantes es que finalmente tengas una idea exacta de cómo se encuentra tu organización.
Los requisitos de las partes interesadas
Antes de ponernos a definir el alcance, tendremos que identificar cuales son nuestras partes interesadas y definir todos sus requisitos. Según la norma ISO 9001 2015, parte interesada se define como:
- El concepto de partes interesadas se extiende más allá del enfoque únicamente al cliente. Es importante considerar todas las partes interesadas pertinentes.
- Las partes interesadas pertinentes son aquellas que generan riesgo significativo para la sostenibilidad de la organización si sus necesidades y expectativas no se cumplen.
- Las organizaciones definen qué resultados son necesarios para proporcionar a aquellas partes interesadas pertinentes para reducir dicho riesgo.
- Las organizaciones atraen, consiguen y conservan el apoyo de las partes interesadas pertinentes de las que dependen para su éxito.
¿Qué productos y servicios ofrece mi organización?
Deberemos tener en cuenta cuales son los productos o servicios que ofrecemos y cuáles son los procesos que se encuentran asociados a estos.
Es necesarios que nos planteemos las siguientes cuestiones:
- ¿Vendemos un solo producto?
- ¿Ofrecemos garantías o servicios postventa?
- ¿Distribuimos nosotros el producto?
- ¿Subcontratamos algo en la cadena de suministro?
Límites y aplicabilidad
El alcance de un sistema de gestión puede incluir la totalidad de la empresa, funciones específicas e identificadas de la empresa, secciones específicas e identificadas por la empresa, o una o más funciones dentro de un grupo de empresas.
La norma ISO 9001 2015 nos indica que debemos establecer los límites y la aplicabilidad de los sistemas de gestión de calidad.
Para entender esto bien, vamos a definir lo que significa límite y aplicabilidad en este contexto.
Límites: no es lo mismo una empresa pequeña, donde tendremos claros los límites, que una organización que tenga una sede principal y varias sucursales o talleres de fabricación.
Aunque con límite también la norma ISO 9001 nos indica que debemos ir un poco más allá y no nos quedamos en la superficie: ¿hasta dónde llega nuestra responsabilidad con nuestro producto/servicio? ¿Tenemos servicio postventa? ¿Ofrecemos garantía?
Aplicabilidad: la norma ISO 9001 ya no se centra en exclusiones, de hecho, estas ya dejaron de existir en esta versión.
Ahora deberemos centrarnos en definir cuáles son los requisitos que afectan a nuestra empresa y a nuestros productos o servicios.
El alcance es información documentada obligatoria
Después de tenerlo todo claro, es necesario redactar el alcance y mantenerlo como información documentada. Se puede tener en formato papel, en pdf, en ppt o en el formato que la empresa considere oportuno, pero lo que no puedes olvidar es que es de las primeras cosas que solicitarán los auditores cuando se realice la auditoría de certificación.
El alcance no tiene un tamaño establecido, pero deberá incluir suficiente información para establecer qué es lo que cubre exactamente cada uno de los procesos de nuestro sistema de gestión de calidad.
Es importante dejar claro, qué se incluye y que no y justificar de forma clara la no aplicabilidad de cualquier requisito.
Es necesario que se comunique y se conozca por todos los miembros de la organización, porque, si no lo conocemos nosotros ¿cómo se lo vamos a explicar a un auditor externo o a las partes interesadas?
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